7 Sinais de que é Hora de Trocar seu Sistema ERP

No início, uma startup pode gerenciar suas finanças por meio de escritórios de contabilidade ou softwares simplificados, muitas vezes alta utilização de planilhas de controle e atividades manuais. No entanto, à medida que a empresa cresce e seus objetivos mudam, superando as capacidades do ERP atual, é hora de adotar um sistema moderno que atenda às novas necessidades e se adapte ao futuro. Por exemplo, planos de expansão de linhas de produtos complexos exigem um ERP capaz de lidar com a programação de produção e rastreamento detalhado da cadeia de suprimentos. A expansão internacional pode demandar maiores capacidades de conformidade e relatórios.

Os Sinais

1. Seu ERP não está alinhado com os objetivos da empresa

No início, uma startup pode gerenciar suas operações por meio de softwares mais simples ou contar com o apoio de escritórios de contabilidade. No entanto, à medida que a empresa cresce e seus objetivos mudam, superando as capacidades do ERP atual, é hora de adotar um sistema moderno que atenda às novas necessidades e se adapte ao futuro. Sejam planos de expansão de linhas de produtos complexos, que exigem um ERP capaz de lidar com a programação de produção e rastreamento detalhado da cadeia de suprimentos, ou a expansão internacional, que pode demandar maiores capacidades de conformidade e relatórios, seu ERP pode ser um barreira para essa mudança de direção.

2. Seu ERP não escala com o crescimento da empresa

A escalabilidade se refere à capacidade do sistema ERP de lidar com demandas crescentes (ou decrescentes) — desde o número de funcionários e transações até os volumes de dados e funcionalidades necessárias — sem impactar o desempenho do sistema. Para empresas que gerenciam seus próprios sistemas ERP, a escalabilidade pode ser um desafio, exigindo investimentos significativos de tempo e dinheiro para comprar, atualizar e configurar o hardware e software necessários.

3. Seu ERP não integra com outros sistemas

Conforme as empresas crescem, podem acabar criando um "Frankenstein" de softwares operacionais que precisam se comunicar entre si. Sistemas díspares aumentam a probabilidade de dados inconsistentes ou incorretos, levando a decisões ruins nas operações diárias. Por exemplo, se o vendedor usa um ERP antigo que não integra com o sistema de gerenciamento de estoque, ele pode vender um produto que não está em estoque, prolongando o ciclo de vendas ou colocando o negócio em risco. A falta de integração também pode resultar em duplicação de esforços e processos fragmentados.

4. Seu ERP impacta a execução dos processos de negócios

A tecnologia deve melhorar os processos de negócios. Um ERP desatualizado geralmente tem escalabilidade e funcionalidade limitadas, desacelerando as operações e frequentemente forçando soluções manuais. Além disso, se a empresa usa múltiplos sistemas para diferentes aspectos do ERP, provavelmente depende de fluxos de trabalho manuais, exigindo mais tempo e resultando em mais erros. Quanto mais transações, mais lentos se tornam os processos.

5. Você está perdendo dados ou não consegue acessá-los

Sistemas ERP legados geralmente dependem de software e hardware de banco de dados antigos, que se tornam propensos a falhas ou travamentos com o tempo. A situação piora se os dados não foram devidamente backupados ou se tornam corrompidos, o que pode acontecer quando os sistemas ERP mais antigos não são projetados para escalar e lidar com volumes maiores de dados. Brechas de segurança também podem causar perda de dados, especialmente quando um sistema ERP chega ao fim de sua vida útil (EOL) e perde a proteção do fornecedor. Protocolos de criptografia e autenticação fracos em ERPs mais antigos também podem levar à perda de dados.

6. Seus clientes estão sendo impactados

Um sistema ERP inadequado ou falho não afeta apenas a empresa, mas também prejudica os clientes. Vários sinais de alerta mencionados, como processos de negócios mais lentos e a incapacidade de escalar, podem impactar a satisfação do cliente. O processamento e cumprimento de pedidos sofrem um impacto evidente sem dados de inventário em tempo real, levando a faltas de estoque, atrasos nos envios e clientes buscando alternativas. O atendimento ao cliente também sofre quando os agentes não têm acesso a informações ao responder às consultas.

7. Seu ERP é muito caro

Um dos sinais mais claros de um ERP desatualizado é o aumento perceptível dos custos para manter, atualizar e corrigir o hardware e software. Outro custo é a necessidade de modificar o ERP ou integrá-lo a outros softwares conforme a empresa cresce e requer funcionalidades adicionais — sem falar nos gastos com consultores para mantê-lo alinhado com as necessidades do negócio. No caso de sistemas ERP que chegaram ao fim de sua vida útil, os custos podem crescer consideravelmente à medida que o suporte e as atualizações do fornecedor desaparecem, exigindo mais tempo, dinheiro e recursos de TI para resolver problemas.

Benefícios de Trocar Seu ERP

As empresas que consideram trocar de sistemas ERP geralmente aproveitam a oportunidade para migrar para soluções baseadas em nuvem, aumentando a flexibilidade e reduzindo os custos. Pesquisas da Markets and Markets indicam que o mercado global de ERP baseado em nuvem deve crescer a uma taxa composta de crescimento anual de 15% de 2024 a 2030. Independentemente do modelo de implantação, a troca de sistemas ERP pode oferecer uma série de benefícios importantes, incluindo:

Controle de custos

Sistemas ERP baseados em nuvem eliminam a necessidade de hardware e software locais, reduzindo um custo inicial significativo para a implementação do ERP. Também diminuem os custos de manutenção contínua, pois os fornecedores de ERP mantêm seu software na nuvem.

Melhor tomada de decisão

Novos sistemas ERP oferecem a todas as partes interessadas acesso a informações limpas, consistentes e centralizadas em tempo real. Isso resulta em decisões mais rápidas e informadas que aumentam a agilidade. Os sistemas ERP também podem fornecer controle detalhado de acesso aos dados, limitando quem pode ver o quê, com base no perfil do usuário.

Melhor colaboração

Quando as empresas compartilham uma visão unificada de dados mais profundos da empresa, o efeito é ter toda a organização "cantando a mesma canção". Maiores insights tendem a promover maior discussão e colaboração entre as equipes.

Maior automação

Sistemas ERP automatizam processos e fluxos de trabalho de negócios, melhorando a eficiência e reduzindo erros de entrada manual de dados.

Acessibilidade

Sistemas ERP baseados em nuvem fornecem acesso aos sistemas e dados de qualquer lugar, a qualquer hora, via conexão à internet — um benefício chave em nosso mundo de trabalho cada vez mais remoto.

Escalabilidade

Com sistemas ERP baseados em nuvem, um simples clique adiciona mais capacidade de computação, rede ou armazenamento. Enquanto nos sistemas ERP locais, as compras de hardware e software, bem como as configurações, podem levar semanas.

Segurança

Sistemas ERP atualizados também oferecem acesso aos mais recentes e melhores recursos de segurança para criptografia e controle de acesso

Conclusão

Reconhecer os sinais de que seu sistema ERP precisa ser substituído é crucial para garantir a eficiência e o crescimento contínuo da sua empresa. Um ERP desatualizado pode limitar a escalabilidade, dificultar a integração de sistemas, e causar perda de dados, impactando negativamente tanto os processos internos quanto a satisfação dos clientes. Migrar para um ERP baseado em nuvem como o NetSuite oferece inúmeros benefícios, desde controle de custos até melhor tomada de decisões e maior segurança.

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